Sèrie (arxivística): diferència entre les revisions

Les sèries descriuen competències, funcions i activitats del productor, i acostumen a estar formades per més d’una unitat documental. Responen a una mateixa tipologia i fins i tot assumptes i matèries similars, oferint una informació seriada. <ref> ''Manual d'arxivística i gestió documental'', 2009, pàg. 83 i 87 </ref> L’agrupació dels documents en sèries resulta la unitat fonamental d'organització d'un [[Fons|fons]]. <ref> Heredia, 2003, pàg 113 </ref>

També pot ser el resultat d'agrupar documents segons un procés de classificació, conservació o ús, recaient la seva homogeneïtat en criteris pràctics o de classificació atenent a les característiques externes o internes dels documents. Heredia fa dues distincions, les sèries naturals i les sèries artificials que a vegades es troben als arxius i responen a l’agrupació temàtica, amb un origen arbitrari i amb finalitats particulars. Són sèries formades temps enrere que amb el pas dels anys s’han consolidat, però no responen a una similitud tipològica, i sí responen a una unitat d’informació. <ref> Heredia, 1991, pàg 147 </ref>

Sovint podem trobar grans similituds pel que fa la sèrie i la tipologia documental, tanmateix no s’han de confondre, ja que la sèrie implica no només una mateixa tipologia documental, sinó també un productor. La tipologia documental és una unitat documental produïda per un organisme en el desenvolupament d’una competència concreta i regulada per una norma de procediment del qual el format i el contingut són homogenis. <ref> García Ruipérez, 2007, pàg 7 </ref>

L’ordenació i [[Classificació arxivística | classificació]] dels documents va patir un canvi en el moment històric de l’Època Napoleònica, lapse de temps en què es modificaren les estructures de les oficines i de l’[[administració pública]], com també l’organització dels papers que es generaven. Anteriorment, fins al segle XVIII, a Itàlia va predominar, amb excepcions, la tendència de disposar originàriament els documents per sèries en base de les similituds dels mateixos en qüestions de forma, sense tenir en compte les matèries tractades, i els documents quedaven ordenats per ordre cronològic dins de cada sèrie. <ref> Lodolini, 1993, pàg. 85-90 </ref> Aquesta tendència no acomplia els requisits que ara prevalen en termes de classificació arxivística, donat que s’obviava l’entitat o oficina productora dels documents. A dia d’avui l’ordenació és un procés que es constitueix just després de la classificació. En el sentit arxivístic, consisteix en l'ordenació de les unitats documentals dins de cada sèrie produïda i classificada. <ref> Nuñez, 1999, pàg 213 </ref>

El document d'arxiu és una peça única d'un engranatge complex que conté documents relacionats amb motiu de les condicions comunes de creació generant, conseqüentment, una tipologia documental que alhora genera una sèrie. El vincle és de doble sentit: per una banda, l'estipulat pel propi [[fons]] i, per altra, amb la institució productora. L'ordenació en sèrie consisteix a discernir la tipologia documental, el patró de documents que es repeteix donant lloc a una producció en cadena, en sèrie, acabant formant una sèrie documental. <ref> Núñez, 1999, pàg. 62 </ref> Per tant, els [[document d'arxiu|documents]] ordenats en sèries, formades habitualment per més d'una unitat, deriven en seccions documentals o subseccions. <ref> Heredia, 1991, pàg. 146 </ref> També s’ha de tenir en compte el '''grup de sèries''', que és definit com el conjunt de documents format per l’agrupació d’una o més sèries. Segons la NODAC es troba situat entre el fons i la sèrie, i les sèries que en formen part presenten un lligam que preferentment mostren un caràcter funcional. No és un nivell tant nítid i ineludible com ho són els fons o les sèries, és més, sempre serà un nivell optatiu. <ref> NODAC 2007, pàg 27 </ref>

No podem declarar a priori les amplituds de cada sèrie perquè varien segons la base de diverses circumstàncies, com és la dimensió de l'entitat o oficina productora. <ref name="Núñez"> Núñez, 1999, pàg. 33 </ref> Aquesta voluntat d'ordenació per sèries té l'empremta de la gestió administrativa que agrupa els documents d'arxiu <ref name="Núñez"/> partint del principi que la producció documental d'una institució és, per naturalesa, seriada, base de la que s'ha de partir a l'hora d'organitzar conceptualment un fons. <ref> Heredia, 1991, pàg. 141 i 146 </ref> És evident que no podem deixar de banda aquesta premissa, ja que en el cas contrari estaríem actuant de manera arbitrària i els documents d’arxiu acabarien sent irrecuperables, perduts dins d'un sistema d'ordenació injustificat.

b)&nbsp;&nbsp; Sèrie tancada: aquella que ha deixat de produir-se per la desaparició del subjecte productor o de l’activitat administrativa. <ref> ''Manual d'arxivística i gestió documental'', 2009, pàg. 87 </ref>

a)&nbsp;&nbsp; Tipologia documental i informació similar <ref> Heredia, 1991, pàg. 146-147 </ref>

c)&nbsp;&nbsp; Sèries acumulades o heretades per raons d’herència de competències, integrades per expedients en tramitació o amb vigència administrativa. <ref> Heredia, 2003, pàg 109 </ref>