Arxiu administratiu: diferència entre les revisions
Contingut suprimit Contingut afegit
Cap resum de modificació |
correccions |
||
Línia 4:
Els '''arxius administratius''', per la seva banda, són definits com aquells que reuneixen els documents que corresponen a qualsevol de les tres primeres etapes del seu cicle vital (de gestió, central i intermedi). Tanmateix, cal que resti clar que el concepte d’arxius administratius no es refereix ni al tipus d’organisme productor (l’administració), ni a la naturalesa dels documents (administratius), ni al servei que els custodia, sinó al cicle vital dels documents (Perpinyà, 1999, p. 167-169). Així, els arxius administratius poden ser:
''a)
''b)
c)
Bona part de la documentació conservada als arxius administratius forma part de l’administració pública, tot i que molts ens privats també disposen d’arxiu administratiu. Els documents que gestiona poden tenir diferent valor: administratiu, jurídic, financer, històric o de recerca.<ref>ROBERGE, Michel: ''La gestió dels documents administratius.'' Barcelona: Diputació, 1993.</ref> Es tracta d’un dipòsit de documents semi-actius, que cal guardar durant un temps perquè encara poden ser necessaris o útils. Passat aquest període de cinquanta anys, cal destriar quins documents tenen prou rellevància com per passar a l’arxiu històric, que esdevindrà el dipòsit final.
== Antecedents ==
El concepte d’arxiu administratiu està moltes vegades associat a la gran creació de documentació pròpia de la burocràcia de l’administració pública de les últimes dècades. Si bé cal tenir en compte que també es troben arxius administratius sense cap vinculació pública, tal com s’ha dit, cal comprendre la importància de l’administració pública per entendre aquest tipus d’arxius. Els arxius administratius han existit al llarg de la història, moltes vegades lligats a l’administració pública.
L’origen de l’[[arxiu]] es troba a l’Antic Orient, Egipte i Mesopotàmia, en els anomenats arxius de Palau, si bé van ser grecs i romans els que van institucionalitzar l’arxiu, donant-li diferents atribucions de caràcter públic. A l’època medieval es produeix un auge el document escrit, vinculat bàsicament a diferents grups socials i institucions de caràcter jurídic o religiós, formant arxius reials, eclesiàstics, notarials i municipals. Això continua en l’època moderna, quan les institucions tenen la necessitat de conservar i organitzar la documentació per tal de garantir el seu patrimoni.
Tots aquests arxius tenien bàsicament una funció d’arxiu administratiu, ja que solien preservar documents que no eren d’utilitat pel dia a dia, però que eren molt importants pel seu caràcter de probatoris. Calia que fossin conservats per tal de garantir les propietats de qualsevol institució o bé per tenir coneixements de diferent caire sobre aquestes propietats. Serà amb la Revolució Francesa quan aquests arxius “administratius” passaran a ser “històrics”, ja que se’ls donarà un valor de coneixement del passat, més que cap atribució d’organització d’una institució.<ref name="cruzmundet">CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA; Fernando : ''Información y documentación administrativa''. Madrid: Tecnos, 1998.</ref> Cal tenir en compte els canvis que es produeixen en l’època, ja que la desaparició d’institucions no comportaran la desaparició dels seus documents, sinó que passaran a formar part de fons històrics. ▼
▲Tots aquests arxius tenien bàsicament una funció d’arxiu administratiu, ja que solien preservar documents que no eren d’utilitat pel dia a dia, però que eren molt importants pel seu caràcter de probatoris. Calia que fossin conservats per tal de garantir les propietats de qualsevol institució o bé per tenir coneixements de diferent caire sobre aquestes propietats. Serà amb la Revolució Francesa quan aquests arxius “administratius” passaran a ser “històrics”, ja que se’ls donarà un valor de coneixement del passat, més que cap atribució d’organització d’una institució.<ref>CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA; Fernando : ''Información y documentación administrativa''. Madrid: Tecnos, 1998.</ref> Cal tenir en compte els canvis que es produeixen en l’època, ja que la desaparició d’institucions no comportaran la desaparició dels seus documents, sinó que passaran a formar part de fons històrics.
== Necessitats d’organització dels arxius administratius al segle XX ==
És al segle XIX quan s’incrementa l’activitat documental, com a conseqüència del funcionament cada vegada més burocràtic tant del sector públic com del privat. Comença a ser notable cap a finals de segle i ja serà importantíssima a mesura que va avançant el segle XX.
Durant la Segona Guerra Mundial, als Estats Units comencen a aparèixer els ''records centers'', que són arxius intermedis que van ser necessaris pel creixement de les administracions federals.<ref>CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA; Fernando : ''Información y documentación administrativa''. Madrid: Tecnos, 1998.</ref> Hi havia la problemàtica de l’acumulació de documentació recent a l’administració, però que era de poca utilitat. Tanmateix, no era prou rellevant com per dipositar-la en arxius històrics. Això va comportar la necessitat de crear uns arxius administratius que s’ocupessin d’aquesta documentació que, poc utilitzada, podia haver de ser consultada. Aquest sistema, consolidat als Estats Units, va anar-se estenent cap a altres països com el Canadà (1945), Gran Bretanya (1950), Alemanya (1965) o Espanya (1969).▼
▲Durant la Segona Guerra Mundial, als Estats Units comencen a aparèixer els ''records centers'', que són arxius intermedis que van ser necessaris pel creixement de les administracions federals.<ref name="cruzmundet">
== Funcions de l’arxiu administratiu ==
L’arxiu administratiu ha d’alliberar les organitzacions i institucions de documents que no són necessaris diàriament, per tal de què les administracions puguin actual d’una manera més eficient i eficaç, sense trobar impediments documentals en les tasques quotidianes de la pròpia administració.
També ha de procurar fer la gestió documental adequada per tal de no col·lapsar els arxius històrics amb documents d’escàs interès. Molta documentació integrada en l’arxiu administratiu és susceptible de ser destruïda. Cal que seleccioni els documents que ha de conservar i els que ha d’eliminar. Això comportarà un estalvi d’espai que garantirà un millor funcionament de l’administració.
Al mateix temps, l’arxiu administratiu ha de permetre a l’administració tenir una fàcil disponibilitat dels documents sempre que resultin necessaris. Es tracta d’organitzar uns documents en una fase semi-activa, cosa que comporta que molta documentació encara pot tenir certa utilitat o importància.
== Pes de la gestió documental ==
Amb l’augment de la burocràcia de les últimes dècades, ha pres molta importància el tema de la gestió documental. Els arxius administratius han de saber valorar què cal conservar i traspassar als arxius històrics i què cal destruir. La frontera de delimitació dels documents que han de passar a l’arxiu històric i els que no ha estat un tema llargament debatut i difícil de valorar. La qüestió de l’expurg ha estat discutida i estudiada en diferents àmbits i ha estat considerada com a molt necessària per tal de garantir un bon ús dels arxius.
== Tipus més freqüents d’arxiu administratiu ==
Són moltes les institucions que disposen d’arxiu administratiu, però molt probablement els ajuntaments i altres òrgans públics són els que tenen arxius administratius de manera més consolidada i voluminosa. No és estrany, doncs, que un arxiu administratiu s’hagi assimilat algunes vegades amb l’arxiu municipal. També trobem altres òrgans que tenen arxius administratius força rellevants, conformats bàsicament per arxius judicials, comarcals o altres de l’administració local.
A nivell espanyol,<ref>LÓPEZ GÓMEZ: su evolución entre 1975 y 1995. ''Dins DDAA.: ''Historia de los archivos y la archivística en España''. Valladolid: Universidad de Valladolid. Secretariado de Publicaciones e Intercambio Científico, 1998.</ref> cal destacar l’Archivo General de la Administración, d’Alcalá de Henares, referent a ministeris i diferents comunitats autònomes de l’estat, que gestiona els documents abans de què arribin a l’Archivo Histórico Nacional. A Catalunya, l’Arxiu Històric Nacional s’encarrega de la documentació catalana. Els arxius històrics provincials també realitzen la tasca d’arxiu administratiu.
== Referències ==
Linha 77 ⟶ 48:
== Bibliografia ==
▲- DDAA.: ''Manual d’arxivística i gestió documental''. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009.
▲- ''Diccionario de terminología archivística.'' Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1993.
▲- LÓPEZ GÓMEZ: su evolución entre 1975 y 1995''. Dins DDAA.: ''Historia de los archivos y la archivística en España.'' Valladolid: Universidad de Valladolid. Secretariado de Publicaciones e Intercambio Científico, 1998.
▲- PERPINYÀ MORERA, Remei: “Els arxius administratius i la gestió de documents”. ''Bibliodoc. Anuari de Biblioteconomia, Documentació i Informació''. 1999. P. 167-177.
▲- ROBERGE, Michel: ''La gestió dels documents administratius.'' Barcelona: Diputació, 1993.
▲- SCHELLENBERG, Theodore R.: ''Archivos modernos: principios y técnicas.'' México, D.F. : Archivo General de la Nación. Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal, 1987.
== Vegeu també ==
* [[Arxiu]]
* [[Arxiu
* [[Arxiu comarcal]]
▲[[Arxiu comarcal]]
== Enllaços externs ==
▲- Arxiu Administratiu de Sant Boi de Llobregat - [http://www.santboi.cat:8080/Publi057.nsf/ca-VistaWebSumari-BASE?ReadForm&Clau=arxiuadministratiu&Idioma=ca http://www.santboi.cat:8080/Publi057.nsf/ca-VistaWebSumari-BASE?ReadForm&Clau=arxiuadministratiu&Idioma=ca]
▲- Cercador d’Arxius de la Generalitat de Catalunya - [http://cultura.gencat.cat/arxius/directori.asp http://cultura.gencat.cat/arxius/directori.asp]
▲{{ORDENA:Arxiu Administratiu}} <!--ORDENA generat per bot-->
▲[[Categoria: Arxivística]]
| |||