Usuari:ESAGED1369163/proves/ISO 30300

La ISO 30300

La serie ISO 30300 es un conjunto de estándares que define términos y definiciones aplicables a las normas sobre sistemas de gestión desarrollados por la Organización Internacional para la estandarización (Organization international of standardization)

La ISO 30300 está relacionada con otras normas comúnmente aceptadas, y en especial con la ISO 15489- Gestión documental- que está orientada a proporcionar una guía de buenas prácticas para la gestión de documentos de cualquier tipo de organización.

A pesar de la ya existente  incidencia  que se daba sobre la gestión documental en la mejora continua, en eficiencia  y la calidad de la actividad de las organizaciones, faltaba un paso más que permitiera  su equiparación con otros sistemas de gestión, haciéndola certificable, la ISO 30300 abre el camino en esa dirección  permitiendo a los  organismos acreditados auditar el cumplimiento de las buenas prácticas en materia de gestión documental.

Estructura y Objetivos

La serie de ISO 30300 se compone de dos normas:

a) ISO- 30300 - Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

Esta norma conceptualiza los términos y definiciones aplicables a la norma sobre sistemas de gestión. Asimismo, estableces los objetivos para el uso de este tipo de sistemas así como sus principios. Adicionalmente, describe un enfoque basado en proceso y especifica las funciones de la alta dirección.

Es aplicable a cualquier tipo de organización que desee realizar lo siguiente: establecer, mantener y mejorar un sistema de gestión para los documentos y apoyar sus actividades, así como asegurarse la conformidad con la política declarada para los registros.

b) ISO- 303001- Información y documentación. Sistemas de gestión para documentos. Requerimientos.

Está norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión para los documentos con el fin de apoyar a una organización en el logro de su misión, estrategia y objetivos. Se dirige a la elaboración y aplicación de una política, relacionada con los objetivos de los documentos. También, proporciona información sobre la medición y el seguimiento de los resultados. Se puede implementar con otras normas de sistemas de gestión y es especialmente útil para demostrar la conformidad con los requisitos de control de documentos y registros de otras normas de sistemas de gestión como: la ISO 9001- Sistemas de gestión de calidad, la ISO 14000- Gestión Medioambiental, y la ISO- Sistemas de Gestión de Seguridad en la Información, entre otras).

Cronología de la norma

La norma ISO 30300 empezó su andadura en el año 2007, durante la revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos. A continuación siguió un proceso laborioso y complejo hasta llegar a su respectiva aprobación:

2007

• Mayo. Revisión de la norma ISO 15489 de gestión de documentos. Proposición española para convertir la gestión de documentos en una norma de rango Sistemas de Gestión estándar (MSS) • Mayo – Noviembre. Estudio de la viabilidad del proyecto por parte de ISO.

2008-2010

• Aprobación de la norma por el Comité Técnico 46 Información y Documentación de ISO.(Informatión and documentation) Creación de los Comités Técnicos de ISO encargados de la elaboración de las dos primeras normas de la serie de normas 30300: el grupo de trabajo 8 coordinador (Working Group 8 Convenor,) encargado de la norma ISO 30300, Sistemas de de gestión de Registros (Management systems for records) y Fundamentos y Vocabulario(Fundamentals and Vocabulary); y el grupo de trabajo 9 coordinador ( Working Group 9 Convenor), encargado de la norma ISO 30301 , Sistemas de gestión de registros requisitos (Management systems for records- Requeriments).

2011

• 9 de noviembre. Publicación oficial de las normas ISO 30300 e ISO 30301 (versiones inglesa y francesa) • 28 de diciembre. Publicación de las traducciones oficiales en español de las normas ISO 30300 e ISO 30301.

Informes técnicos vinculados

Junto a las traducciones oficiales de las dos primeras normas de sistemas de gestión para los documentos (UNE-ISO 30300:2011 y UNE-ISO 30301:2011). La Agencia Española de Normalización y Certificación AENOR publicó el 28 de diciembre de 2011 el informe técnico UNE-ISO/TR 13028:2011 IN. Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos, elaborado también por el comité técnico de ISO TC 46, Información y Documentación (Information and Documentation), Subcomité SC 11, gestión de registros de archivo (Archives /records management).

Enlaces de interés

• Alonso, José Alberto; Lloveras i Moreno, M. Rosa (2012). “Sistemas de gestión para los documentos (ISO 30300): una aproximación estratégica a la mejora de control de los documentos”. Calidad (enero. marzo 2012) pp. 58-62 • Ellis, Judith; Bustelo, Carlota (2012), “Management system for records: ISO 30300 for good corporate governance”. ISO Focus +,vol. 3, n. 1 (enero 2012),p. 36-38 • Grupo Difusión del CTN50/SC1 Gestión de documentos y aplicaciones de AENOR(2012) “Normalización en el sector documental” Revista Española de Documentos Científica, vol. 35 n. 1 (enero-marzo 2102, p. 175-189, • Grupo de Difusión del CTN 50/SC1 Gestión de Documentos y aplicaciones de AENOR (2012) “Serie de normas ISO 30300: beneficios de integrar la gestión de documentos en los procesos de negocio “Fórum Calidad”, n.231 (mayo 2012), p 44-49.

Enlaces externos

• Página principal de la ISO • Página principal de la Asociación española de la calidad • Página de AENOR, la entidad de Normalización en España